ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO Estas condiciones regulan el uso de la plataforma web de Varichem de Colombia de sus contenidos y de la información que allí se encuentra. Lea con detenimiento y cuidadosamente este manual de uso. Los términos y condiciones expresados en este reglamento son vinculantes para el uso del sitio Webapp www.intranetvarichem.com En caso de no estar de acuerdo con las condiciones aquí contenidas, absténgase de continuar con el uso del portal, de lo contrario usted habrá aceptado integralmente y sin reservas los términos de este reglamento de uso, de sus posteriores modificaciones y actualizaciones.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES Para los propósitos de este reglamento se aplican los términos y definiciones presentadas a continuación: Usuario funcional: Acceso de usuario registrado y permite el ingreso, modificación, validación y corrección posterior de los conceptos detallados en los formulario autorizados previamente por el usuario administrador. Zona Pública del Portal: comprende las partes o secciones del portal, cuyo contenido de información es clasificado como público y puede ser consultado por cualquier persona, sin afectar la confidencialidad Zona Transaccional del Portal: comprende específicamente la sección transaccional del portal, cuyo contenido de información es clasificado como confidencial y puede ser consultado únicamente por EL USUARIO acreditado o previamente inscrito en EL SISTEMA. La información a consultar es únicamente la de su propiedad.
INTRODUCCION En adelante y para todos los efectos contenidos en el presente reglamento la sociedad Varichem de Colombia. se denominará EL OPERADOR DE INFORMACIÓN y los usuarios tanto persona jurídica como natural que realicen consulta, modificación, creación o eliminación se denominara EL USUARIO, y sus condiciones son las que a continuación se disponen, además de las normas legales vigentes que regulan la materia. Este documento está sujeto a modificaciones y actualizaciones las cuales producirán sus efectos desde el momento en que sean publicadas en la plataforma. El presente documento contiene los términos y condiciones que deberá tener en cuenta y cumplir EL USUARIO para el uso adecuado de la plataforma que en adelante y para los efectos del presente documento se denominará EL SISTEMA.
SERVICIO Y USO DEL SISTEMA. es un servicio destinado a facilitar temas relacionados empresariales para lo cual, EL USUARIO, debe contar con una solución tecnológica ( Acceso a internet, navegador Google Chrome en la versión estable, computador o dispositivo movil) que le permita acceder a EL SISTEMA, realizar el registro como usuario y utilizar las opciones desarrolladas a medida con programación OPEN SOURCE bajo la licencia GNU de cada uno de los lenguajes usado para tal fin.. Para efectos de lo dispuesto en la cláusula anterior, LA PLATAFORMA proporcionará una clave de acceso a EL USUARIO para que pueda acceder al sistema y definirá los parámetros de registro y los pasos que deben agotarse. En ciertos eventos, el servicio de la plataforma, y sin que ello genere responsabilidad alguna a cargo de EL OPERADOR DE INFORMACION, no estará disponible por necesidades de mantenimiento, actualización o cambios de cualquier naturaleza en la plataforma tecnológica, administrativa o logística, ajuste por cambios legales, reparaciones del sistema, entre otros; en cualquiera de estos eventos y en la medida de las posibilidades, EL OPERADOR DE INFORMACIÓN dará aviso a los USUARIOS. EL OPERADOR DE INFORMACIÓN no presta soporte ni asesora a EL USUARIO en sistemas operacionales, ni presta asesoría técnica en hardware ni software o similares.
REGISTRO EL USUARIO deberá acceder a la zona pública del portal, donde se registrará en EL SISTEMA y solicitará la respectiva clave de acceso a la zona transaccional, la cual será enviada por LA PLATAFORMA a la dirección de correo electrónico, registrada por EL USUARIO al momento del registro. EL USUARIO acreditado mediante la clave de acceso mencionada podrá ingresar a la zona transaccional del portal, de acuerdo al procedimiento definido por EL OPERADOR DE INFORMACIÓN. La clave de acceso y operaciones constituirán la firma electrónica que identificará a EL USUARIO en sus relaciones con EL OPERADOR DE INFORMACIÓN vía Internet, y estarán bajo su control exclusivo. Por tanto, será absoluta responsabilidad de EL USUARIO el nivel de seguridad con el que maneje su clave de acceso y su clave para operaciones. De esta manera, una vez que EL USUARIO se registra en el sistema y se encuentra acreditado como tal, se entiende que conoce las condiciones aquí descritas y las acepta, así como, las normas legales y políticas de IT establecidas por la empresa.
EL USUARIO De acuerdo con la normatividad y quienes para los efectos de este documento se denominan USUARIO, son todos los empleadores (persona jurídica o natural) e independientes estén previamente registrados y autorizados por el OPERADOR DE INFORMACION. EL USUARIO conservará total autonomía en la información que ingresa a EL SISTEMA y en el manejo de la clave asignada para realizar las operaciones. Así, cualquier operación realizada por EL USUARIO con la utilización de su clave será entendida como emanada válida, legítima y auténticamente por éste, sin que EL OPERADOR DE INFORMACIÓN tenga la obligación de realizar o tomar medidas de seguridad adicionales en tal sentido. Así mismo, EL USUARIO acepta al acceder a LA PLATAFORMA y utilizar sus servicios, los términos y condiciones, limitaciones y riesgos que pueda representar desde el acceso a este hasta la culminación de la operación y transacción. De esta manera, declara que exonera de responsabilidad por demoras que tengan las operaciones bien sea derivadas o sean afectadas por fallas de un sistema de comunicaciones, sistema de computo o fluido eléctrico, así como, de eventos de fuerza mayor, caso fortuito y/o hecho de un tercero.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EL USUARIO al aceptar los términos de este reglamento, expresamente autoriza que sus datos personales sean utilizados por Varichem de Colombia para las siguientes actividades complementarias y conexas a su actividad principal, tales como: envío masivo de boletines de actualización y dar cumplimiento a la normativa La ley de protección de datos personales – Ley 1581 de 2012 – es una ley que complementa la regulación vigente para la protección del derecho fundamental que tienen todas las personas naturales a autorizar la información personal que es almacenada en bases de datos o archivos, así como su posterior actualización y rectificación. Esta ley se aplica a las bases de datos o archivos que contengan datos personales de personas naturales. Para estos efectos, se entiende por "Dato Personal", cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
DERECHOS DEL USUARIO FRENTE AL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES Respecto del tratamiento de los datos en las actividades conexas y complementarias relacionadas en el numeral 7 del presente documento, los titulares de la información podrán conocer, actualizar, rectificar, solicitar la revocación / supresión de la autorización del dato, solicitar información gratuita sobre sus datos, presentar reclamaciones y en general, ejercer todos los derechos que le asisten como titular en virtud de la ley de protección de datos personales.
RESPONSABILIDADES DEL USUARIO FRENTEL AL USO DEL SISTEMA. Además de los deberes, obligaciones y responsabilidades emanadas del uso de EL SISTEMA establecidos en este documento, también se incluyen a cargo de EL USUARIO los siguientes:
Establecer los controles necesarios para que terceras personas no autorizadas operen EL SISTEMA.
Guardar confidencialidad sobre los mecanismos y sistemas de operación de EL SISTEMA.
Leer y tener presente el contenido del Manual del USUARIO, ubicado dentro del menú de navegación, para efectos de poder Ingresar, tener una salida de forma segura y exitosa a/de los servicios de LA PLATAFORMA.
Mantener a su propio costo y gasto el equipo y los servicios de comunicación necesarios para utilizar el servicio; EL OPERADOR DE INFORMACIÓN no se hará responsable de la disponibilidad, ni de la confiabilidad de dicho equipo o de los servicios de comunicación utilizados por EL USUARIO.
Ser responsable por la confidencialidad, uso de su cuenta y clave de acceso, por todas las órdenes transmitidas a través de su cuenta y clave de acceso.
Notificar por escrito a EL OPERADOR DE INFORMACIÓN cualquier incidente de seguridad tales como: pérdida o robo de su clave de acceso, uso no autorizado de su cuenta o clave de acceso del servicio electrónico o de algún tipo de información, la confirmación de alguna orden que EL USUARIO no emitió y alguna imprecisión o desacuerdo en la transmisión de la información, para efectos que EL OPERADOR DE INFORMACIÓN en la medida de lo posible pueda tomar medidas que eviten la actuación fraudulenta de terceros por esa circunstancia.
LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD EL OPERADOR DE INFORMACIÓN no será responsable en los siguientes eventos:
Uso indebido del servicio que presta LA PLATAFORMA por parte de las personas autorizadas o no, por EL USUARIO, para operar el servicio; en consecuencia, EL USUARIO asume toda la responsabilidad de las operaciones ordenadas mediante el servicio DE LA PLATAFORMA a EL SISTEMA empleando su clave de acceso y clave para operaciones; para el efecto, EL USUARIO acepta desde ahora como prueba de las operaciones y/o transacciones efectuadas, los registros magnéticos que se originen.
Perjuicios de cualquier naturaleza que pueda sufrir EL USUARIO como consecuencia de una imposibilidad, demora o deficiente transmisión de los datos u operaciones solicitadas en su computador, a causa de fallas de comunicación, fallas en el equipo utilizado por EL USUARIO o fallas técnicas ajenas al control de EL OPERADOR DE INFORMACIÓN. Tampoco será responsable en los eventos de fuerza mayor, caso fortuito o causa extraña que en algún momento puedan ocasionarle perjuicios AL USUARIO.
En los eventos en que las operaciones no puedan realizarse por causas atribuidas a EL USUARIO, tales como acreencias embargadas, fallas de operación y funcionabilidad del sistema, por incorrecta operación del sistema, por daños en los sistemas de comunicación u otros que estén por fuera del control de EL OPERADOR DE INFORMACIÓN, errores, demoras y en general acciones derivadas de EL USUARIO que impidan el cargue adecuado de la información, el procesamiento de la información
EL OPERADOR DE INFORMACIÓN no será responsable frente al USUARIO o frente a terceros de infracciones, daños o perjuicios generados en razón de los contenidos adicionales e información incluida en la página, su validez, autenticidad o integridad, o la interpretación que de los mismos haga EL USUARIO.
EL OPERADOR DE INFORMACIÓN queda exonerado de toda responsabilidad derivada de situaciones como: actos de terrorismo, sabotajes, incluyendo ataques informáticos, motines, huelgas, decisiones de autoridad soberana, actos o hechos de terceros, atracos, guerras, terremotos, inundaciones, vendavales, tornados, huracanes y, en general, cualquier situación análoga a las anteriores. haga EL USUARIO.
Se entienden justificadas las salidas de los servicios originadas en situaciones normales tales como las derivadas del mantenimiento, programación, pruebas programadas. haga EL USUARIO.
Se entienden justificadas las salidas de servicio originadas en medidas de protección de la integridad del sistema, como en el caso de flujos de operaciones que a juicio de EL OPERADOR DE INFORMACIÓN resulten inusuales y potencialmente puedan implicar un ataque al sistema o fraude masivo o como en el caso que se detecten vulnerabilidades en el sistema que ameriten una medida semejante, entre otros.
Las demás dispuestas en el presente reglamento. Sin perjuicio de lo establecido anteriormente, EL OPERADOR DE INFORMACIÓN se compromete a adoptar en EL SISTEMA medidas de seguridad que sean razonables dentro de los estándares de estos, con el fin de evitar y garantizar en un alto porcentaje la disponibilidad, confidencialidad e integridad del mismo, contemplando y aceptando por EL USUARIO el riesgo residual existente para cualquier sistema.
VIGENCIA EL USUARIO podrá utilizar los servicios ofrecidos por EL OPERADOR DE INFORMACIÓN a través de la Página Web indefinidamente, salvo se presenten alguna(s) de las siguientes situaciones: a. incumplimiento de la normatividad o reglamentación vigente por parte de EL USUARIO, b. disolución, liquidación ó fusión de Varichem de Colombia c. Retiro del USUARIO. Una vez finalicen estas relaciones, EL OPERADOR DE INFORMACIÓN suspenderá el acceso a la zona transaccional de EL PORTAL, sin necesidad de ninguna comunicación. d. la no renovación de la infraestrura en nube o local según lo disponga Varichem de Colombia. Sin embargo EL OPERADOR DE INFORMACIÓN se reserva el derecho a suspender temporal o definitivamente el acceso a LA PLATAFORMA de uno(s) USUARIO(S), sin aviso previo cuando considere que se están incumpliendo las obligaciones a cargo de este(os), derivadas de este reglamento o de las normas legales que regulan este tema; en consecuencia EL USUARIO y/o las personas por este autorizadas, no podrá acceder a LA PLATAFORMA y hacer uso de este. Este reglamento se aplicará a EL USUARIO que acepte las condiciones dispuestas en el mismo, seleccionado la casilla “He leído y acepto los términos y condiciones de uso” que al inicio del LA PLATAFORMA se dispone, el cual podrá ser modificado por EL OPERADOR DE INFORMACION en cualquier momento entendiéndose que las modificaciones incluidas se entenderán aceptadas.
POLÍTICA DE PRIVACIDAD, TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Con la autorización del tratamiento de datos personales el titular de los mismos acepta los términos de la presente política. Varichem de Colombia es respetuosa de los datos personales e información que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales. En la presente Política de Privacidad, se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que cuentan los titulares para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización.
RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El responsable del tratamiento de datos personales es la Coordinación asignada por Varichem de Colombia. Los siguientes son sus datos de contacto:
Domicilio: Bogotá D.C.
Dirección: Calle 87 No. 15 -23 PISO 4.
Número de teléfono: 57 1 6912870
FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS. La base de datos tiene como finalidades principales informarle sobre los servicios que prestamos, para fines administrativos, comerciales y de publicidad y contacto frente a los titulares de los mismos.
DATOS PERSONALES. La información objeto de tratamiento por parte de Varichem de Colombia, en adelante en este documento “Datos personales”, es aquella que suministran los Titulares, cuando acceden a sus bienes y/o servicios, o con ocasión de los mismos, tales como: nombre, apellidos, identificación, edad, sexo, teléfono, dirección física y electrónica, país, ciudad y demás datos necesarios que le sean solicitados en el proceso de registro, los cuales en ningún caso serán de carácter sensible en los términos de ley. Varichem de Colombia no recopilará datos considerados como Datos Sensibles según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, como por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con la salud, vida sexual o datos biométricos.
AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Mediante la autorización expresa verbal o autorización tipo checkbox en el login de usuario y/o registro o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a Varichem de Colombia para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y la ley.
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE Varichem de Colombia solo usará, procesará y circulará los datos personales para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Privacidad o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, cada TITULAR expresamente autoriza a Varichem de Colombia. para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos: I. Establecer comunicación entre Varichem de Colombia. y el TITULAR para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos. II. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar programas, proyectos y eventos. III. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales. IV. Ofrecer productos y/o servicios V. Evaluar los hábitos de consumo de los titulares, hacer análisis y/o segmentación de mercado y/o estadísticos. VI. Solicitar la opinión de el Titular sobre productos y/o servicios VII. Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de Varichem de Colombia. o de otros, prevenir problemas técnicos o protegerlos derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley. VIII. Los demás descritos en la presente política o en la Ley.
ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El Titular autoriza expresamente a Varichem de Colombia. para que este lo almacene de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos.
MEDIDAS DE SEGURIDAD Varichem de Colombia. se compromete al uso correcto y tratamiento de los datos personales, evitando el acceso no autorizado de terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en sus bases de datos. Por tal motivo, Varichem de Colombia cuenta con protocolos de seguridad y acceso a sus sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.
DERECHOS DE LOS TITULARES. Varichem de Colombia. informa a los titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012: a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, b. Solicitar prueba de la autorización otorgada, c. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley, e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. a. Persona encargada de peticiones, consultas y reclamos. La persona encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es la Coordinación designada por Varichem de Colombia. b. Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad. c. Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, Varichem. responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al usuario, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. d. Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Varichem de Colombia., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Varichem de Colombia. con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, Varichem de Colombia. podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que Varichem de Colombia. no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CONTACTO. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad. 4. Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades.
CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web.
LEGISLACIÓN VIGENTE. La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008 y las normas que lo modifiquen o complementen.